INDIKATOR
KINERJA
A. Definisi
Indikator Kinerja
Definisi
indicator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan/atau kualitatif yang
menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan (BPKP, 2000). Sementara menurut Lohman (2003), indikator kinerja
(performance indicator) adalah suatu variabel yang digunakan untuk
mengekspresikan secara kuantitatif evektivitas dan efisiensi proes atau operasi
dengan berpedoman pada target-target dan tujuan organisasi.
Indikator
kinerja sering disamakan dengan ukuran kinerja. Namun sebenarnya, meskipun
keduanya merupakan kriteria pengukuran kinerja, terdapat perbedaan makna yaitu, indikator
kinerja mengacu pada penilaian kinerja secara tidak langsung yaitu
hal-hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi-indikasi kinerja, sehingga
bentuknya cenderung kualitatif. Sendangkan ukuran kinerja adalah kriteria
kinerja yang mengacu pada penilaian kinerja secara langsung, sehingga bentuknya
lebih bersifat kuantitatif. Indikator kinerja dan ukuran kinerja ini sangat dibutuhkan
untuk menilai tingkat ketercapaian tujuan, sasaran dan strategi.
B.
Definisi Critical Success Factors (CSF)
Critical
Success Factors (factor keberhasilan utama) adalah suatu area yang
mengindikasikan kesukseskan kinerja unit kerja organisasi. Area CSF ini
menggambarkan preferensi manajerial dengan memperhatikan variabel-variebel
kunci finansial dan nonfinansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF dapat
digunakan sebagai indicator kinerja atau masukan dalam menetapkan indicator
kinerja. Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan terhadap berbagai faktor
misalnya poensi yang dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, tantangan,
kapasitas sumber daya, dana, sarana-prasarana, regulasi atau kebijakan
organisasi.
CSF
sering disamakan pengertiannya dengan key
performance indicato (KPI) yang sebenarnya sangat berbeda. KPI adalah
sekumpulan indikator yang dapat dianggap sebagai ukuran kinerja kunci baik yang
bersifat finansial maupun nonfinansial untuk melaksanakan operasi dan kinerja
unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan manajer untuk mendeteksi dan
memonitor capaian kinerja.
C. Pengembangan
Indikator Kinerja
Penggunaan
indikator kinerja sangat penting untuk mengetahui apakah suatu aktivitas atau
program telah dilkukan secara efisien dan efektif. Indikator untuk tiap-tiap
organisasi berberda-beda tergantung pada tipe pelayanan yang dihasilkan.
Penentuan indikator kinerja perlu mempertimbangkan komponen berikut:
1. Biaya
Pelaksanaan (cost of service)
Indikator biaya biasanya diukur dalam
bentuk biaya unit (unit cost),
misalnya biaya per unit pelayanan.
2. Penggunaan
(utilization)
Indikator penggunaan pada dasarnya
membandingkan antara jumlah pelayanan yang ditawarkan (supply of service) dengan permintaan publik (pulic demand). Indikator ini harus mempertimbangkan preferensi
public, sedangkan pengukurannya biasanya berupa volume absolut atau presentase
tertantu, misalnya presentase penggunaan kapasitas. Contoh lain adalah
rata-rata jumlah penumpang per bus yang harus dioperasikan. Indikator kinerja
ini digunakan untuk mengetahui frekuensi atau kapasitas kendaraan yang
digunakan pada tiap-tiap jalur.
3.
Kualitas dan standar pelayanan (quality and standards)
Indicator
kualitas dan standar pelayanan merupakan indikator yang paling sulit diukur
karena menyangkut pertimbangan yang sifatnya subyektif. Penggunaan indikator
kualitas dan standar pelayanan harus dilakukan secara hati-hati karena kalau
terlalu menekankan indicator ini justru dapat menyebabkan kontraproduktif.
Contoh indicator kualitas dan satandar pelayanan misalnya perubahan jumlah
complain masyarakat atas pelayanan tertentu.
4.
Cakupan pelayanan (coverage)
Indikator
cakupan pelayanan perlu dipertimbangkan apabila terdapat kebijakan atau
peraturan perundangan yang mensyaratkan untuk memberikan pelayanan dengan
tingkat pelayanan minimal yang telah ditetapkan.
5.
Kepuasan (statisfaction)
Indikator
kepuasan biasanya diukur melalui metode jejak pendpat secara langsung. Bagi
pemerintah daerah, metode penjaringan aspirasi masyarakat (need assessment). Dapat juga digunakan untuk menetapkan indikator
kepuasan. Namun juga demikian, dapat juga digunakan indicator proksi, misalnya
jumlah complain. Pembuatan indicator kinerja tersebut memerlukan kerjasama
antar unti kerja.
D.
Syarat-syarat Indikator Ideal
Indikator
kinerja bias berbeda untuk setiap organisasi, namaun setidaknya ada persyaratan
umum untuk terwujudnya suatu indicator yang ideal. Menurut Palmer (1995),
syarat-syara indikator yang ideal adalah sebagai berikut:
1.
Consistency. Berbagai definisi yang
digunakan untuk merumuskan indicator kinerja harus konsisten, baik antara
periode waktu maupun antar unit-unit organisasi.
2.
Comparbility. Indikator kinerja harus
mempunyai daya banding secara layak.
3.
Clarity. Indictor kinerja harus
sederhana, didefinisikan secara jelas dan mudah dipahami.
4. Controllability.
Pengukuran kinerja terhadap seorang manajer public harus berdasarkan pada area
yang dapat dikendalikannya.
5.
Continggency. Perumusan indikator
kinerja bukan variabel yang independen dari lingkungan internal dan eksternal.
Struktur organisasi, gaya manajemen, ketidakpastian dan kompleksitas lingkungan
eksternal harus dipertimbangkan dalam perumusan indikator kinerja.
6.
Comprehensiveness. Indikator kinerja
haus merefleksikan semua aspek perilaku yang cukup penting untuk pembuatan
keputusan manajerial.
7.
Boundedness. Indikator kinerja harus
difokuskan pada faktor-faktor utama yang merupakan keberhasilan organisasi.
8.
Relevance. Berbagai penerapan
membutuhkan indikator spesifik sehingga relevan untuk kondisi dan kebutuhan
tertentu.
9.
Feasibility. Target-target yang
digunakan sebagai dasar perumusan indikator kinerja harus merupakan harapan
yang realistik dan dapat dicapai.
Sementara itu, syarat indikator
kinerja menurut BPKP (2000) adalah sebagai berikut:
1.
Spesifik dan jelas, sehingga dapat
dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.
2.
Dapat diukur secara obyektif baik yang
bersifat kuanitatif maupun kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator
kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.
3.
Releven, indikator kinerja harus
menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.
4.
Dapat dicapai, penting, dan harus
berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan
dampak serta proses.
5.
Harus cukup fleksibel dan sensitive
terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan.
6.
Efektif. Data/informasi yang berkaitan
dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan
dianalisis dengan biaya yang tersedia.
E.
Indikator Kinerja Sebagai Pembanding
Pemerintah
daerah dapat melakukan perbandingan dalam upaya melakukan ukuran kinerja di
organisasinya. Beberapa perbandingan yang bias dilakukan antara lain:
1.
Membandingkan kinerja tahun ini dengan
kinerja tahun lalu.
2.
Membandingkan kinerja tahun ini dengan
berbagar standar diurunkan dari pemerintah pusat atau dari daerah sendiri.
3.
Membandingkan kinerja unit atau seksi
departemen lain yang menyediakan jasa layanan yang sama.
4.
Membandingkan dengan berbagai ketentuan
pada sector swasta.
5.
Membandingkan semua bidang dan fungsi
yang menjadi tanggungjawab pemerintah daerah dengan bidang dan fungsi yang sama
pada pemerintah daerah yang lain.
F.
Estimasi Indikator Kinerja
Sebagaimana
dikemukakan mardiasmo (2002), satu unit organisasi perlu melakukan estimasi
untuk melakukan target kinerja yang ingin dicapai pada periode mendatang.
Penetuan targer tersebut didasarkan pada perkembangan cakupan pelayanan atau
indikator kinerja. Estimasi dapat dilakukan dengan menggunakan:
1.
Kinerja masa lalu
Kinerja
unit tahun lalu dapat digunakan sebagai dasar untuk mengestimasi indikator
kinerja. Hal tersebut merupakan benchmark (perbandingan) bagi unit tersebut
untuk melihat seberapa besar kinerja yang telah dilakukan. Alasan lainnya
adalah karena terdapatnya time log antara aktivitas yang telah dilakukan denga
dampak (outcome) yang timbul dari aktivitas tersebut.
2.
Expert Judgment
Expert judgment digunakan karena kinerja
tahun lalu akan sangat berpengaruh pada kinerja berikutnya. Teknik ini
menggunakan pengetahuan dan pengalaman dalam mengestimasi indikator kinerja.
Expert judgment biasanya digunakan untuk melakukan estimasi kinerja. Namun
kelemahannya adalah teknik ini sangat tergantung pada pandangan subyektif para
pengambil keputusan. Disamping itu dampak adanya pencapaian tujuan kinerja
tidak secara otomatis dapat dikatakan bahwa unit tersebut mengalami peningkatan
kinerja.
3.
Trend
Trend digunakan dalam mengestimasi
indikator kinerja karena adanya pengaruh waktu dalam pencapaian kinerja unit
kerja.
Y = a + bt
Dimana,
Y; Indikator Kinerja
b: Indikator Kinerja
autonomous
t: time leg
4.
Regresi
Regresi ini
menggunakan rumus:
Y = a + bˡXˡ +
b²X² + e
Y + a + bˡXˡ +
b²X² + e
Dengan
menggunakan rumus regresi sederhana dapat dilakukan estimasi kinerja unit
kerja. Hal ini dilakukan untuk menentukan seberapa besar pengaruh
variabel-variabel independen mampu mempengaruhi variabel dependen (kinerja
unit).
Indikator
kinerja merupakan sumber informasi untuk berbagai entitas pemerintah daerah.
G.
Jenis Indikator Kinerja Pemerintah
Daerah
Jenis indikator
kinerja pemerintah daerah meliputi:
1.
Indikator Masukan (input) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan
kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran, indikator ini mengukur
jumlah sumber daya seperti anggaran (dana), sumber daya manusia, peralatan,
material dan masukan lain, yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2.
Indikator Proses (process). Dalam indikator proses, organisasi merumuskan ukuran
kegiatan, baik dari segi kecepatan, ketepatan maupun tingkat akurasi
pelaksanaan kegiatan tersebut. Efisiensi berarti berarti besarnya hasil yang
diperoleh dengan pemanfaatan sejumlah input. Sedangkan yang dimaksud dengan
ekonomis adalah bahwa suatu kegiatan dilaksanakan lebih murah dibandingkan
dengan standar biaya atau waktu yang telah ditentukan.
3.
Indikator Keluaran (output) adalah sesuatu yang diharapkan langsung dapat dicapai dari
suatu kegiatan yang dapat berupa fisik atau nonfisik. Indikator atau tolak ukur
digunakan untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan.
Indikator keluaran dijadikan landasan untuk menilai kemajuan suatu kegiatan
apabila tolak ukur dikaitkan dengan sasaran kegiatan yang terdefinisi dengan
baik dan terukur.
4.
Indikator hasil (outcomes) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya
keluaran kegiatan pada jangka menengah (tidak langsung). Pengukuran indikator
hasil seringkali rancu dengan indikator keluaran. Indikator outcome lebih utama dari sekedar output. Walapun produk telah berhasil
dicapai dengan baik, belum tentu outcomes kegiatan tersebut telah tercapai. Outcome menggambarkan tingkat pencapaian
atas hasil lebih tinggi yang mungkin menyangkut kepantingan banyak pihak.
5.
Indikator manfaat (Benefit) adalah sesuatu yang terkait dengan tujuan akhir dari
pelaksanaan kegiatan. Indikator manfaat menggambarkan manfaat yang diperoleh
dari indikator hasil. Manfaat tersebut baru akan tampak setelah bebrapa waktu
kemudian, khususnya dalam jangka waktu menengah dan panjang.
6.
Indikator dampak (Impact) adalah pengaruh yang ditimbulkan baik positif maupun
negatif.
Sementara
itu, menurut Palmer (1995), jenis indikator kinerja Pemerintah Daerah antara
lain:
1.
Indikator biaya (misalnya biaya total,
biaya unit)
2.
Indikator produktivitas (misalnya jumlah
pekerjaan yang mampu dikerjakan pegawai dalam jangka waktu tertentu).
3.
Tingkat penggunaan (misalnya sejauh mana
layanan yang tersedia digunakan).
4.
Target waktu (misalnya waktu rata-rata
yang digunakan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan).
5.
Volume pelayanan (mislnya perkiraan atas
tingkat volume pekerjaan yang harus diselesaikan pegawai).
6.
Kabupaten pelanggan (jumlah volume pelayanan
yang disediakan dibandingkan dengan volume permintaan yang potensial).
7.
Indikator kualitas pelayanan.
8.
Indikator kepuasan pelanggan, dan
9.
Indikator pencapaian tujuan,
H.
Menyusun Indikator Kinerja
Langkah
penyusunan indikator kinerja (BKP, 2000) adalah sebagai berikut:
1.
Susun dan tetapkan rencana strategis
terlebih dahulu (visi, misi, falsafah, kebijakan, tujuan, sasaran, strategi,
program, anggaran).
2.
Identifikasi data atau informsi yang
dapat dijadikan atau dikembangkan menjadi indikator kinerja. Dalam hal ini
data/informasi yang relevan, lengkap, akurat dan kemampuan dan pengeahuan kita
tentang bidang yang akan dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan
menetapkan indikator kinerja yang tepat dan relevan.
3.
Pilih dan tetapkan indikator kinerja
yang paling relevan dan berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan
kebijaksanaan/program/kegiatan.
1.
Evaluasi Informasi
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
pada saat mengevaluasi hasil review mencakup penentuan apakah:
a.
Informasi mewakili kecenderungan periode
dua sampai tiga tahun;
b.
Data dapat digunakan untuk meningkatkan
kinerja dalam area-area selain yang terkait:
c.
Hasil mencerminkan hubungan antara usaha
kinerja dan hasil; dan
d.
Ukuran mewakili ukuran yang benar untuk
mengevaluasi kinerja yang diinginkan.
Bilamana
indikator-indikator mencerminkan tingkt kinerja yang secara signifikan berbeda
dari target atau benchmark, akan bermanfaat untuk melihat lebih jauh apakah:
a.
Kinerja yang buruk disebabkan oleh
faktor-faktor diluar jangkauan manajemen; dan
b.
Kinerja yang secara subtansial melebihi
target atau benchmark dapat digunakan untuk memperoleh keunggulan di berbagai
bidang operasi.
2.
Informasi Tambahan
Penggunaan
informasi tambahan dalam bentuk informasi-informasi kinerja yang lebih detil
dan informasi statistik akan berguna dalam menjelaskan mengapa suatu kinerja
berada dibawah atau diatas standar, target atau benchmark. Informasi tersebut
menyajikan gambaran yang lebih jelas mengenai faktor-faktor yang telah
mempengaruhi kinerja dan membantu untuk mengidentifikasikan masalah-masalah
yang dapat ditelusuri dari indikator-indikator kunci.
3.
Analisis Hasil
Menyajikan
indikator-indikator kinerja semata-mata tanpa rencana untuk memperbaiki
kelemahan dan membangun kekuatan akan menghasilkan kinerja yang tidak ditanggapi
dengan serius. Hasil pengukuran kinerja harus diguanakan untuk menetukan
kesenjangan antara standar, sasaran, target, dan kinerja actual. Faktor yang
memberikan kinerja yang baik ataupun yang buruk harus dianalisis tindakan dan
dikembangkan untuk meningkatkan kinerja.
