INDIKATOR KINERJA

A.   Definisi Indikator Kinerja
Definisi indicator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan (BPKP, 2000). Sementara menurut Lohman (2003), indikator kinerja (performance indicator) adalah suatu variabel yang digunakan untuk mengekspresikan secara kuantitatif evektivitas dan efisiensi proes atau operasi dengan berpedoman pada target-target dan tujuan organisasi.
Indikator kinerja sering disamakan dengan ukuran kinerja. Namun sebenarnya, meskipun keduanya merupakan kriteria pengukuran kinerja, terdapat perbedaan makna yaitu, indikator kinerja mengacu pada penilaian kinerja secara tidak langsung yaitu hal-hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi-indikasi kinerja, sehingga bentuknya cenderung kualitatif. Sendangkan ukuran kinerja adalah kriteria kinerja yang mengacu pada penilaian kinerja secara langsung, sehingga bentuknya lebih bersifat kuantitatif. Indikator kinerja dan ukuran kinerja ini sangat dibutuhkan untuk menilai tingkat ketercapaian tujuan, sasaran dan strategi.

B.   Definisi Critical Success Factors (CSF)
Critical Success Factors (factor keberhasilan utama) adalah suatu area yang mengindikasikan kesukseskan kinerja unit kerja organisasi. Area CSF ini menggambarkan preferensi manajerial dengan memperhatikan variabel-variebel kunci finansial dan nonfinansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF dapat digunakan sebagai indicator kinerja atau masukan dalam menetapkan indicator kinerja. Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan terhadap berbagai faktor misalnya poensi yang dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, tantangan, kapasitas sumber daya, dana, sarana-prasarana, regulasi atau kebijakan organisasi.
CSF sering disamakan pengertiannya dengan key performance indicato (KPI) yang sebenarnya sangat berbeda. KPI adalah sekumpulan indikator yang dapat dianggap sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat finansial maupun nonfinansial untuk melaksanakan operasi dan kinerja unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan manajer untuk mendeteksi dan memonitor capaian kinerja.
C.   Pengembangan Indikator Kinerja
Penggunaan indikator kinerja sangat penting untuk mengetahui apakah suatu aktivitas atau program telah dilkukan secara efisien dan efektif. Indikator untuk tiap-tiap organisasi berberda-beda tergantung pada tipe pelayanan yang dihasilkan. Penentuan indikator kinerja perlu mempertimbangkan komponen berikut:
1.     Biaya Pelaksanaan (cost of service)
Indikator biaya biasanya diukur dalam bentuk biaya unit (unit cost), misalnya biaya per unit pelayanan.
2.     Penggunaan (utilization)
Indikator penggunaan pada dasarnya membandingkan antara jumlah pelayanan yang ditawarkan (supply of service) dengan permintaan publik (pulic demand). Indikator ini harus mempertimbangkan preferensi public, sedangkan pengukurannya biasanya berupa volume absolut atau presentase tertantu, misalnya presentase penggunaan kapasitas. Contoh lain adalah rata-rata jumlah penumpang per bus yang harus dioperasikan. Indikator kinerja ini digunakan untuk mengetahui frekuensi atau kapasitas kendaraan yang digunakan pada tiap-tiap jalur.
3.      Kualitas dan standar pelayanan (quality and standards)
Indicator kualitas dan standar pelayanan merupakan indikator yang paling sulit diukur karena menyangkut pertimbangan yang sifatnya subyektif. Penggunaan indikator kualitas dan standar pelayanan harus dilakukan secara hati-hati karena kalau terlalu menekankan indicator ini justru dapat menyebabkan kontraproduktif. Contoh indicator kualitas dan satandar pelayanan misalnya perubahan jumlah complain masyarakat atas pelayanan tertentu.
4.      Cakupan pelayanan (coverage)
Indikator cakupan pelayanan perlu dipertimbangkan apabila terdapat kebijakan atau peraturan perundangan yang mensyaratkan untuk memberikan pelayanan dengan tingkat pelayanan minimal yang telah ditetapkan.
5.      Kepuasan (statisfaction)
Indikator kepuasan biasanya diukur melalui metode jejak pendpat secara langsung. Bagi pemerintah daerah, metode penjaringan aspirasi masyarakat (need assessment). Dapat juga digunakan untuk menetapkan indikator kepuasan. Namun juga demikian, dapat juga digunakan indicator proksi, misalnya jumlah complain. Pembuatan indicator kinerja tersebut memerlukan kerjasama antar unti kerja.

D.    Syarat-syarat Indikator Ideal
Indikator kinerja bias berbeda untuk setiap organisasi, namaun setidaknya ada persyaratan umum untuk terwujudnya suatu indicator yang ideal. Menurut Palmer (1995), syarat-syara indikator yang ideal adalah sebagai berikut:
1.      Consistency. Berbagai definisi yang digunakan untuk merumuskan indicator kinerja harus konsisten, baik antara periode waktu maupun antar unit-unit organisasi.
2.      Comparbility. Indikator kinerja harus mempunyai daya banding secara layak.
3.      Clarity. Indictor kinerja harus sederhana, didefinisikan secara jelas dan mudah dipahami.
4.      Controllability. Pengukuran kinerja terhadap seorang manajer public harus berdasarkan pada area yang dapat dikendalikannya.
5.      Continggency. Perumusan indikator kinerja bukan variabel yang independen dari lingkungan internal dan eksternal. Struktur organisasi, gaya manajemen, ketidakpastian dan kompleksitas lingkungan eksternal harus dipertimbangkan dalam perumusan indikator kinerja.
6.      Comprehensiveness. Indikator kinerja haus merefleksikan semua aspek perilaku yang cukup penting untuk pembuatan keputusan manajerial.
7.      Boundedness. Indikator kinerja harus difokuskan pada faktor-faktor utama yang merupakan keberhasilan organisasi.
8.      Relevance. Berbagai penerapan membutuhkan indikator spesifik sehingga relevan untuk kondisi dan kebutuhan tertentu.
9.      Feasibility. Target-target yang digunakan sebagai dasar perumusan indikator kinerja harus merupakan harapan yang realistik dan dapat dicapai.
Sementara itu, syarat indikator kinerja menurut BPKP (2000) adalah sebagai berikut:
1.      Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.
2.      Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kuanitatif maupun kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.
3.      Releven, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.
4.      Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak serta proses.
5.      Harus cukup fleksibel dan sensitive terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan.
6.      Efektif. Data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.

E.     Indikator Kinerja Sebagai Pembanding
Pemerintah daerah dapat melakukan perbandingan dalam upaya melakukan ukuran kinerja di organisasinya. Beberapa perbandingan yang bias dilakukan antara lain:
1.      Membandingkan kinerja tahun ini dengan kinerja tahun lalu.
2.      Membandingkan kinerja tahun ini dengan berbagar standar diurunkan dari pemerintah pusat atau dari daerah sendiri.
3.      Membandingkan kinerja unit atau seksi departemen lain yang menyediakan jasa layanan yang sama.
4.      Membandingkan dengan berbagai ketentuan pada sector swasta.
5.      Membandingkan semua bidang dan fungsi yang menjadi tanggungjawab pemerintah daerah dengan bidang dan fungsi yang sama pada pemerintah daerah yang lain.

F.      Estimasi Indikator Kinerja
Sebagaimana dikemukakan mardiasmo (2002), satu unit organisasi perlu melakukan estimasi untuk melakukan target kinerja yang ingin dicapai pada periode mendatang. Penetuan targer tersebut didasarkan pada perkembangan cakupan pelayanan atau indikator kinerja. Estimasi dapat dilakukan dengan menggunakan:
1.      Kinerja masa lalu
Kinerja unit tahun lalu dapat digunakan sebagai dasar untuk mengestimasi indikator kinerja. Hal tersebut merupakan benchmark (perbandingan) bagi unit tersebut untuk melihat seberapa besar kinerja yang telah dilakukan. Alasan lainnya adalah karena terdapatnya time log antara aktivitas yang telah dilakukan denga dampak (outcome) yang timbul dari aktivitas tersebut.
2.      Expert Judgment
      Expert judgment digunakan karena kinerja tahun lalu akan sangat berpengaruh pada kinerja berikutnya. Teknik ini menggunakan pengetahuan dan pengalaman dalam mengestimasi indikator kinerja. Expert judgment biasanya digunakan untuk melakukan estimasi kinerja. Namun kelemahannya adalah teknik ini sangat tergantung pada pandangan subyektif para pengambil keputusan. Disamping itu dampak adanya pencapaian tujuan kinerja tidak secara otomatis dapat dikatakan bahwa unit tersebut mengalami peningkatan kinerja.
3.      Trend
      Trend digunakan dalam mengestimasi indikator kinerja karena adanya pengaruh waktu dalam pencapaian kinerja unit kerja.
      Y = a + bt
      Dimana,
                  Y; Indikator Kinerja
                  b: Indikator Kinerja autonomous
                  t: time leg
4.      Regresi
Regresi ini menggunakan rumus:
Y = a + bˡXˡ + b²X² + e
Y + a + bˡXˡ + b²X² + e
Dengan menggunakan rumus regresi sederhana dapat dilakukan estimasi kinerja unit kerja. Hal ini dilakukan untuk menentukan seberapa besar pengaruh variabel-variabel independen mampu mempengaruhi variabel dependen (kinerja unit).
Indikator kinerja merupakan sumber informasi untuk berbagai entitas pemerintah daerah.

G.    Jenis Indikator Kinerja Pemerintah Daerah
Jenis indikator kinerja pemerintah daerah meliputi:
1.      Indikator Masukan (input) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran, indikator ini mengukur jumlah sumber daya seperti anggaran (dana), sumber daya manusia, peralatan, material dan masukan lain, yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2.      Indikator Proses (process). Dalam indikator proses, organisasi merumuskan ukuran kegiatan, baik dari segi kecepatan, ketepatan maupun tingkat akurasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Efisiensi berarti berarti besarnya hasil yang diperoleh dengan pemanfaatan sejumlah input. Sedangkan yang dimaksud dengan ekonomis adalah bahwa suatu kegiatan dilaksanakan lebih murah dibandingkan dengan standar biaya atau waktu yang telah ditentukan.
3.      Indikator Keluaran (output) adalah sesuatu yang diharapkan langsung dapat dicapai dari suatu kegiatan yang dapat berupa fisik atau nonfisik. Indikator atau tolak ukur digunakan untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Indikator keluaran dijadikan landasan untuk menilai kemajuan suatu kegiatan apabila tolak ukur dikaitkan dengan sasaran kegiatan yang terdefinisi dengan baik dan terukur.
4.      Indikator hasil (outcomes) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah (tidak langsung). Pengukuran indikator hasil seringkali rancu dengan indikator keluaran. Indikator outcome lebih utama dari sekedar output. Walapun produk telah berhasil dicapai dengan baik, belum tentu outcomes kegiatan tersebut telah tercapai. Outcome menggambarkan tingkat pencapaian atas hasil lebih tinggi yang mungkin menyangkut kepantingan banyak pihak.
5.      Indikator manfaat (Benefit) adalah sesuatu yang terkait dengan tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan. Indikator manfaat menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil. Manfaat tersebut baru akan tampak setelah bebrapa waktu kemudian, khususnya dalam jangka waktu menengah dan panjang.
6.      Indikator dampak (Impact) adalah pengaruh yang ditimbulkan baik positif maupun negatif.
Sementara itu, menurut Palmer (1995), jenis indikator kinerja Pemerintah Daerah antara lain:
1.      Indikator biaya (misalnya biaya total, biaya unit)
2.      Indikator produktivitas (misalnya jumlah pekerjaan yang mampu dikerjakan pegawai dalam jangka waktu tertentu).
3.      Tingkat penggunaan (misalnya sejauh mana layanan yang tersedia digunakan).
4.      Target waktu (misalnya waktu rata-rata yang digunakan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan).
5.      Volume pelayanan (mislnya perkiraan atas tingkat volume pekerjaan yang harus diselesaikan pegawai).
6.      Kabupaten pelanggan (jumlah volume pelayanan yang disediakan dibandingkan dengan volume permintaan yang potensial).
7.      Indikator kualitas pelayanan.
8.      Indikator kepuasan pelanggan, dan
9.      Indikator pencapaian tujuan,

H.    Menyusun Indikator Kinerja
Langkah penyusunan indikator kinerja (BKP, 2000) adalah sebagai berikut:
1.      Susun dan tetapkan rencana strategis terlebih dahulu (visi, misi, falsafah, kebijakan, tujuan, sasaran, strategi, program, anggaran).
2.      Identifikasi data atau informsi yang dapat dijadikan atau dikembangkan menjadi indikator kinerja. Dalam hal ini data/informasi yang relevan, lengkap, akurat dan kemampuan dan pengeahuan kita tentang bidang yang akan dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator kinerja yang tepat dan relevan.
3.      Pilih dan tetapkan indikator kinerja yang paling relevan dan berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan kebijaksanaan/program/kegiatan.

1.      Evaluasi Informasi
      Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan pada saat mengevaluasi hasil review mencakup penentuan apakah:
a.       Informasi mewakili kecenderungan periode dua sampai tiga tahun;
b.      Data dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja dalam area-area selain yang terkait:
c.       Hasil mencerminkan hubungan antara usaha kinerja dan hasil; dan
d.      Ukuran mewakili ukuran yang benar untuk mengevaluasi kinerja yang diinginkan.

Bilamana indikator-indikator mencerminkan tingkt kinerja yang secara signifikan berbeda dari target atau benchmark, akan bermanfaat untuk melihat lebih jauh apakah:
a.       Kinerja yang buruk disebabkan oleh faktor-faktor diluar jangkauan manajemen; dan
b.      Kinerja yang secara subtansial melebihi target atau benchmark dapat digunakan untuk memperoleh keunggulan di berbagai bidang operasi.

2.      Informasi Tambahan
Penggunaan informasi tambahan dalam bentuk informasi-informasi kinerja yang lebih detil dan informasi statistik akan berguna dalam menjelaskan mengapa suatu kinerja berada dibawah atau diatas standar, target atau benchmark. Informasi tersebut menyajikan gambaran yang lebih jelas mengenai faktor-faktor yang telah mempengaruhi kinerja dan membantu untuk mengidentifikasikan masalah-masalah yang dapat ditelusuri dari indikator-indikator kunci.

3.      Analisis Hasil
Menyajikan indikator-indikator kinerja semata-mata tanpa rencana untuk memperbaiki kelemahan dan membangun kekuatan akan menghasilkan kinerja yang tidak ditanggapi dengan serius. Hasil pengukuran kinerja harus diguanakan untuk menetukan kesenjangan antara standar, sasaran, target, dan kinerja actual. Faktor yang memberikan kinerja yang baik ataupun yang buruk harus dianalisis tindakan dan dikembangkan untuk meningkatkan kinerja.