Aplikasi Manajemen Audit Untuk Meningkatkan Efektivitas, Efisiensi Dan Ke-Ekonomisan ~ Lukman Blog

Pendekatan audit yang biasa dilakukan dalam suatu audit manajemen adalah menilai efisiensi, efektivitas, dan ke-ekonomisan fungsi-fungsi dari manajemen perusahaan, yaitu:

Fungsi pemasaran dan penjualan
Fungsi produksi
Fungsi pergudangan dan distribusi
Fungsi sumber daya manusia
Fungsi akuntansi dan keuangan

Prosedur audit yang dilakukan dalam audit manajemen tidak seluas prosedur audit yang dilakukan dalam financial (general audit), karena ditekankan pada evaluasi terhadap kegiatan bisnis perusahaan.

Apa perbedaan audit manajemen dan audit keuangan?

Yuk ikuti pembahasannya dalam artikel ini dengan sub topik pembahasan:

Pengertian audit manajemen
Tujuan audit manajemen
Teknik audit manajemen
Jenis audit manajemen
Perbedaan audit manajemen dan audit keuangan
Tahapan dan proses audit manajemen
Aplikasi manajemen audit

Pengertian Audit Manajemen

Pengertian audit manajemen (Bahasa Inggris: operational audit, functional audit, systems audit) adalah audit operasional terhadap kegiatan perusahaan.

Ruang lingkup audit manajemen termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen.

Untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. Atau dikenal dengan prinsip 3e dalam manajemen audit.

Pengertian efektivitas, efisiensi, ekonomis menurut para ahli, seperti Ruchyat Kosasih adalah sebagai berikut:

Efektivitas adalah sebagai perbandingan masukan-keluaran dalam berbagai kegiatan, sampai dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan, ditinjau dari kuantitas (volume) hasil kerja, kualitas kerja maupun bebas waktu yang ditargetkan.

Efisiensi adalah bertindak untuk membuat pengorbanan yang paling tepat dibandingkan dengan hasil yang dikehendaki.

Organisasi dianggap efektif menurut GAO (Government Accountability Office), bila bisa mencapai tujuan dengan efisien, hemat dan menaati peraturan yang berlaku.

Ekonomis adalah cara penggunaan sumber daya (masukan) secara hati-hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling optimal tanpa merusak mutu.

Contoh audit manajemen:

pengendalian audit manajemen produksi
manajemen audit pemasaran

Siapa sebaiknya yang melaksanakan audit manajemen?

Audit manajemen bisa dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik, management consultant, atau internal auditor, kalau di BUMN biasanya disebut Satuan Pemeriksa Intern ( Misalnya SPI-PT PP)

Hal yang penting adalah tim manajemen audit harus mencakup berbagai disiplin ilmu, misalnya akuntan, sarjana teknik, ahli manajemen keuangan, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia.

Tujuan Audit Manajemen

Tujuan umum dari audit manajemen adalah untuk:

Audit kinerja (performance) dari manajemen dan dan berbagai fungsi dalam perusahaan
Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh top management.
Memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern.

Dan jika dirinci tujuan management audit mencakup 3 elemen, yaitu:

Kriteria, merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan. Standar ini bisa berupa kebijakan manajemen perusahaan, industri sejenis, dan pemerintah.

Causes, adalah tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen atau pegawai perusahaan, termasuk tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi kriteria tapi tidak dilakukan oleh manajemen atau pegawai perusahaan.

Dengan kata lain, causes adalah tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku.

Effects, adalah akibat dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku.

Berikut ini contohnya:

Sebuah koperasi primer menentukan bahwa pemilihan supplier dalam pembelian barang dagangan koperasi harus didasarkan pada harga yang murah, mutu barang yang baik, dan syarat pembayaran yang menguntungkan (ini termasuk dalam kriteria).

Auditor menemukan bahwa supplier yang menjadi pelanggan tetap perusahaan hanya ada dua (Causes)

Akibatnya harga beli barang dagangan menjadi mahal, sehingga harga jual koperasi tidak bisa bersaing dengan perusahaan lainnya.

Dan barang dagangan banyak yang tidak laku dan menjadi rusak, selain itu terbukti petugas bagian pembelian memperoleh kickback commision (Effect)

Teknik Audit Manajemen

Teknik 1: Penelaahan analisis (Analytical Review), yaitu:

Membandingkan laporan keuangan periode berjalan dengan periode yang lalu, menghitung kenaikan atau penurunan dalam jumlah rupiah maupun persentase, serta menyelidiki alasan-alasan penurunan atau kenaikan yang material.
Membandingkan anggaran dengan realisasinya, menghitung dan menganalisis variance yang terjadi.
Membuat analisis rasio vertikal maupun horisontol
Menghitung rasio likuiditas, rasio profitabilitas untuk tahun berjalan maupun tahun lalu, kemudian membandingkanya dengan rasio industri.

Teknik 2: Evaluasi atas management control system yang terdapat di perusahaan

Biasanya menggunakan internal control questionnaires atau flow chart atau penjelasan naratif dan pengetesan atas beberapa transaksi perusahaan untuk menguji efektivitas dari penerapan sistem pengendalian manajemen perusahaan.

Teknik 3: Compliance Test (Pengujian Ketaatan)

Untuk menguji apakah kriteria yang berlaku (bisa kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, standar profesi) sudah ditaati oleh setiap bagian dalam perusahaan.

Jenis Audit Manajemen

Jenis atau kategori audit menurut Arens ada 3, yaitu:

Jenis 1: Functional audit

Audit fungsional adalah audit yang berhubungan dengan satu atau lebih fungsi-fungsi dalam suatu organisasi, misalnya tentang efisiensi dan efektivitas dari fungsi penggajian dari suatu divisi atau perusahaan secara keseluruhan.

Jenis 2: Organizational audit

Audit organisasional adalah pemeriksaan yang menekankan kepada seberapa efisien dan efektif masing-masing fungsi dalam organisasi (departemen, cabang atau subsidiary) berinteraksi.

Rencana organisasi dan metode untuk mengoordinasi aktivitas-aktivitas sangat penting dalam audit organisasional.

Jenis 3: Special Assignments

Special Assignments Audit adalah audit yang timbul atas permintaan manajemen, misalnya untuk memeriksa penyebab tidak efektifnya sistem IT, meng-investigasi kemungkinan fraud di suatudivisi dan memberikan rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi.

Perbedaan Audit Manajemen dan Audit Keuangan

Ada beberapa perbedaan antara management audit dan financial audit, antara lain sebagai berikut:

Management audit

Bisa dilakukan oleh internal auditor atau konsultan manajemen, selain itu di Indonesia management audit bisa dilakukan oleh BPKP dan BPK.
Pada akhir pemeriksaannya, auditor memberikan laporan kepada manajemen.
Fungsi laporan hasil audit manajemen adalah menyajikan temuan-temuan audit mengenai efektivitas sistem pengendalian manajemen, apakah kegiatan operasi perusahaan sudah dijalankan secara efisien, ekonomis, dan efektif.
Serta saran-saran untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan selama pelaksanaan audit manajemen.
Biasanya dilakukan jika manajemen merasakan adanya kebutuhan, misalnya jika laba perusahaan terus turun, biaya terus meningkat, terasa banyak terjadi pemborosan dan kecurangan, tujuan perusahaan yang sudah ditentukan tidak tercapai.
Kriteria dalam suatu audit manajemen bisa berupa kebijakan yang ditentukan manajemen, peraturan pemerintahan, peraturan asosiasi.

Financial Audit

Lalu apa Apa yang dimaksud general audit (financial audit)? General audit adalah audit yang meyangkut hal-hal berikut ini:

Harus dipimpin oleh seorang registered accountant dari sebuah kantor akuntan publik.
Pada akhir pemeriksaannya, auditor harus memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang telah disusun manajemen.
Selain itu memberikan management letter yang memberitahukan kepada manajemen mengenai kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern dan saran-saran perbaikan.
Dilakukan secara rutin
Pemeriksaan dilakukan dengan berpedoman pada standar profesional Akuntan Publik yang disusun oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI).
Kriteria dalam financial audit sudah yaitu ETAPS/PSAK/IFRS

Selain perbedaan, ada beberapa persamaan antara management audit dan financial audit:

Management auditor maupun financial auditor haruslah independen. Financial auditor haruslah independen dalam faktanya (in fact) maupun dalam tampilan (in appearance). Internal auditor dalam tampilannya mungkin dianggap kurang independen, karena orang dalam perusahaan, tapi dalam faktanya haruslah independen.
Management auditor dan financial auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung oininya.
Pelaksanaan audit harusdipimpin dan disupervisi oleh orang-orang yang mempunyai pengalaman yang cukup dibidang audit.
Management auditor maupun financial auditor harus mendokumentasikan prosedur audit yang dilakukan, bukti-bukti, dan temuan-temuan audit dalam kertas kerja pemeriksaan dengan rapi dan disusun secara sistematis.
Ada beberapa teknik dan prosedur audit yang sama-sama diguakan oleh Management auditor maupun financial auditor, misalnya penggunaan flow chart dan narrative memo.

Tahapan Audit Manajemen

Tahapan dan proses audit manajemen secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:

Dari ilustrasi di atas, tahapan audit manajemen terdiri dari:

Preliminary survey, survey pendahuluan
Review & Testing, penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen
Detailed Examination, pengujian terinci
Report Development, pengembangan laporan

Let’s dive right in…

Tahap #1: Preliminary survey

Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang dalam waktu yang relatif singkat mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diaudit.

Agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai obyek pemeriksaan, informasi umum dan latar belakang yang diperlukan.

Tahap #2: Review & Testing of management control system

Tujuan dari review & testing of management control system adalah sebagai berikut:

Untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai elemen tentative audit objective, dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen.
Untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika audit diperluas ke dalam detail examination (pemeriksaan secara rinci).

Tahap #3: Detailed Examination

Pada tahap ini auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan apa saja yang dilakukan manajemen.

Dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan terhadap kriteria dalam firm audit objective atau tujuan utama audit.

Selain itu untuk memeriksa bagaimana efek dan besar kecilnya dampak dari penyimpangan tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Bukti-bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan.

Dari ikhtisar tersebut harus bisa ditentukan audit findings yang mengakibatkan terjadinya ketidak-efisienan dan pemborosan yang diperlukan untuk penyusunan laporan audit manajemen.

Sehingga fungsi laporan hasil audit manajemen tersebut benar-benar akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.

Tahap 4: Report Development

Temuan audit harus dilenkapi dengan kesimpulan dan saran dan harus di-review oleh audit manager sebelum didiskusikan dengan auditee.

Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus diperoleh (sebaiknya secara tertulis).

Auditee bisa saja berbeda pendapat mengenai temuan dan perbedaan pendapat tersebut harus dicantumkan dalam laporan audit.

Aplikasi Manajemen Audit

Berikut ini contoh aplikasi manajemen untuk fungsi-fungsi yang perlu diperiksa, antara lain:

1: Fungsi pemasaran (marketing)

Jika program yang ditetapkan untuk bagian marketing tidak bisa dicapai dan budget yang ditetapkan tidak bisa dipenuhi, berarti fungsi marketing tidak berjalan efektif.

Misalnya market share perusahaan tidak bisa ditingkatkan sesuai rencana, hal ini disebabkan antara lain karena:

Market research tidak berjalan sesuai rencana
Market intelegence system sudah out-of-date
Training untuk bagian marketing tidak berjalan
Turn over staff bagian marketing terlalu tinggi

2: Fungsi penjualan (sales)

Jika penjualan dalam kuantitas maupun dalam nilai rupiah menurun, beberapa penyebabnya adalah:

Kurang gencarnya promosi dan advertensi
Kurang giatnya bagian penjualan melakukan penetrasi pasar
Turunnya mutu produk perusahaan sehingga kurang bisa bersaing dengan produk dari kompetitor.

3: Fungsi produksi

Perlu diperiksa apakah terjadi pemborosan dalam fungsi produksi, yang bisa terlihat dari beberapa hal:

Menumpuknya bahan baku atau terganggunya jadwal produksi karena pemesan barang tidak memperhatikan stock.
Banyaknya hasil produksi yang rusak atau dikembalikan langganan karena rendahnya pengendalian mutu.
Mesin-mesin dan aset lainnya tidak terawat dengan baik atau terjadi idle capacity.

4: Fungsi personalia

Perlu diperiksa apakah:

Rekrutmen pegawai dilakukan melalui seleksi yang ketat, sehingga hanya calon pegawai yang memenuhi syarat yang diterima.
Penempatan pegawai dilakukan sesuai dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja yang sesuai.
Terdapat reward system yang baik.

5: Fungsi Keuangan