Pengendalian merupakan bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Sistem pengendalian internal dan prinsip pengendalian internal digunakan untuk membatasi perilaku kita pada titik ekstrem tertentu.
Contoh aktivitas pengendalian, bank memberikan PIN (personal identification number) sebagai alat pengendali atas akses ke ATM. Dengan demikian orang yang tidak berhak tidak bisa mengaksesnya.
Perusahaan juga harus menerapkan pengendalian sebagai alat bantu untuk mengarahkan perilaku karyawan dan pelanggan.
Bagaimana prosedur pengendalian internal dalam sistem akuntansi untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa laporan keuangan yang dihasilkan dapat diandalkan?
Undang-undang Sarbanes-Oxley tahun 2002
Mengapa menyinggung Undang-undang Sarbanes-Oxley yang disahkan di Amerika Serikat tahun 2002?
“Terlepas dari berbagai risiko yang dihadapi, 34% perusahaan Indonesia belum memiliki rencana tindakan khusus atau tidak tahu bagaimana cara menangani tindak kejahatan ekonomi”
Sebagai gambaran, undang-undang Sarbanes -Oxley dianggap sebagai salah satu hukum yang paling penting dan signifikan sepanjang sejarah yang memengaruhi perusahaan publik.
Undang-undang ini menekankan perlunya penilaian atas pengendalian serta pelaporan keuangan bagi seluruh perusahaan.
Perusahaan yang tecatat di bursa efek AS harus mematuhi Undang-undang Sarbanes-Oxley. Perusahaan Indonesia yang tercatat dalam Bursa Efek AS juga harus mematuhi ketentuan ini.
Salah satu contoh adalah PT Telkom Indonesia yang tercatat di Bursa Efek New York.
Undang-undang Sarbanes-Oxley mengharuskan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan dan jaminan dari manajemen Telkom bahwa seluruh informasi dalam laporan keuangan adalah akurat dan dapat dipertabggungjawabkan.
Untuk memenuhi ketentuan ini, PT Telkom telah melakukan perbaikan internal melalui transformasi organisasi dan penerapan kebijakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
Untuk menilai dan mengevaluasi pengendalian internal, PT Telkom menggunakan Pengendalian Internal COSO (Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission) yang juga sering mengeluarkan jurnal pengendalian internal.
Pengertian Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian internal menurut para ahli adalah prosedur-prosedur dan proses-proses yang digunakan perusahaan untuk melindungi aset perusahaan, mengelola informasi secara akurat, serta memastikan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku.
Seperti yang telah dijelaskan pada bagiab sebelumnya, Undang-undang Sarbanes-Oxley mengharuskan adanya pengendalian internal yang kuat dan efektif terhadap pencatatan tansaksi dan pembuatan laporan keuangan.
Prinsip pengendalian internal seperti itu sangat penting karena dapat mencegah kecurangan dan pembuatan laporan keuangan yang menyesatkan.
Selain itu, pengendalian internal yang efektif dapat membantu perusahaan mengarahkan kegiatan operasi perusahaan dan mencegah pencurian serta penyalahgunaan lainnya.
Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal adalah menyediakan keyakinan yang memadai bahwa:
- Aset telah dilindungi dan digunakan untuk keperluan bisnis
- Informasi bisnis akurat
- Karyawan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku
Manfaat sistem pengendalian intern bagi perusahaan adalah dapat melindungi aset perusahaan dari pencurian, kecurangan, penyalahgunaan, atau kesalahan penempatan.
Salah satu pelanggaran pengendalian internal yang paling serius adalah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Kecurangan karyawan (employee fraud) adalah tindakan yang disengaja untuk menipu perusahaan demi keuntungan pribadi.
Penipuan ini meliputi pencurian kecil-kecilan, seperti lebih catat beban perjalanan dinas dengan sengaja, hingga penggelapan uang miliaran rupiah melalui skema penipuan yang rumit.
Informasi yang akurat sangat penting untuk menjalankan perusahaan dengan sukses. Perlingungan aset serta informasi yang akurat sering kali berjalan beriringan.
Alasannya adalah karyawan yang mencoba melakukan penipuan juga harus melakukan penyesuaian pencatan akuntansi agar dapat menyembunyikan kecurangan yang dilakukannya.
Perusahaan harus patuh pada hukum, peraturan, serta standar pelaporan keuangan yang berlaku.
Contoh standar serta hukum tersebut mencakup peraturan mengenai lingkungan hidup, klausul perjanjian, peraturan keselamatan kerja, dan prinsip akuntansi berterima umum (PABU)
Komponen Pengendalian Internal
Unsur-unsur pengendalian intern menurut para ahli yang perlu dirancang dan diterapkan oleh manajemen perusahaan, adalah:
- Lingkungan pengendalian
- Penilaian Resiko (risk assessment)
- Prosedur pengendalian
- Pengawasan
- Informasi dan komunikasi
Hubungan komponen-komponen pengendalian perusahaan di-ilustrasikan dalam gambar berikut:
Di tampilan ini, 5 (lima) komponen tersebut membentuk semacam payung yang melindungi perusahaan yang melindungi perusahaan dari ancaman terhadap pengendalian.
Penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pengawasan merupakan bahan yang menjaga payung dari kebocoran . Informasi dan komunikasi menghubungkan payung dengan manajemen.
Untuk lebih detilnya, yuk dibahas tiap komponen pengendalian satu per satu…
Komponen 1: Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian perusahaan adalah perilaku manajemen dan karyawan secara keseluruhan mengenai pentingnya pengendalian.
Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah:
- Filosofi dan gaya operasional manajemen
- Struktur organisasi perusahaan
- Kebijakan operasional
Manajemen yang secara berlebihan menekankan pentingnya pencapaian target operasi dan mnyimpang dari kebijakan pengendaliannya, secara tidak langsung dapat mendorong karyawan untuk mengabaikan pengendalian.
Struktur organisasi perusahaan, yang merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
Kebijakan personalia juga berpengaruh pada lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi, kompensasi, dan promosi karyawan.
Deskripsi pekerjaan, kode etik karyawan, dan kebijakan atas konflik kepentingan, juga merupakan bagian dari kebijakan personalia.
Komponen 2: Penilaian Resiko
Semua perusahaan menghadapi resiko, antara lain:
- Perubahan permintaan pelanggan
- Ancaman pesaing
- Perubahan peraturan
- Perubahan dalam faktor-faktor ekonomi
- Pelanggaran karyawan terhadap kebijakan dan prosedur kebijakan
Manajemen perusahaan harus menilai resiko-resiko tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengendalikannys sehingga tujuan pengendalian internal dapat dicapai.
Saat resiko dapat diidentifikasi, resiko dapat dianalisis untuk memperkirakan seberapa penting resiko tersebut untuk menilai kemungkinan terjadinya resiko tersebut.
Dan menentukan tindakan yang dapat menekan resiko tersebut.
Sebagai contoh, manajer operasi gudang dapat menganalisis risiko cidera punggung pada karyawan yang mungkin mengakibatkan munculnya tuntutan hukum.
Jika manajer berpendapat bahwa risiko tersebut penting, maka perusahaan tersebut dapat membeli alat bantu punggung untuk karyawan gudang dan mewajibkan mereka menggunakan alat bantu tersebut.
Komponen 3: Prosedur pengendalian internal melalui Sistem Akuntansi
Prosedur pengendalian internal dibuat untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai, termasuk mencegah kecurangan.
Beberapa prosedur pengendalian yang di-integrasikan melalui sistem akuntansi:
- Personel yang kompeten, rotasi kerja dan cuti wajib
- Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan
- Operasional, penyimpanan aset dan akuntansi
- Bukti kas tindakan keamanan
Personel yang kompeten, rotasi kerja dan cuti wajib
Sistem akuntansi yang berhasil membutuhkan prosedur-prosedur untuk memastkan bahwa setiap orang dapat melaksanakan tugas yang diberikan.
Oleh karena itu, sangat penting bagi staf akuntan untuk mendapatkan pelatihan dan pengawasan yang memadai dalam melakukan pekerjaanya.
Disarankan juga untuk merotasi kerja karyawan kleris, yakni karyawan yang bertugas melakukan pencatatan dan menyimpan catatan akuntansi.
Selain itu, juga memberikan cuti wajib bagi karyawan yang tidak bertanggung jawab terhadap pencatatan akuntansi.
Contoh aktivitas pengendalian ini akan mendorong karyawan untuk memenuhi prosedur yang telah ditetapkan
Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan
Pemisahan tugas dalam pengendalian internal dan tanggung jawab (segregation of responsibilities) untuk operasi yang berkaitan harus dibagi antara dua orang staf atau lebih untuk menekan kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan, dan kecurangan.
Contoh pemisahan tugas dan tanggung jawab di antara departemen pembelian, penerimaan, dan pembayaran.
Pelanggaran berikut ini mungkin terjadi jika pemesanan barang, pemeriksaan barang yang diterima, dan pembayaran kepada pemasok dilakukan oleh orang yang sama:
- Pemesanan dilakukan atas dasar pertemanan dengan pemasok, bukan berdasarkan harga, kualitas, dan faktor lain yang sifatnya lebih objektif.
- Kuantitas dan kualitas barang yang diterima mungkin tidak diperiksa sehingga pembayaran dilakukan atas barang yang tidak diterima atau yang berkualitas buruk.
- Barang mungkin dicuri oleh karyawan.
- Keaslian dan keakuratan faktur mungkin tidak diperiksa secara hati-hati sehingga menyebabkan pembayaran atas tagihan yang salah atau akurat.
Pemeriksaan yang terbentuk dari pemisahaan tanggung jawab antar beberapa departemen, tidak memperbolehkan adanya pengulangan pekerjaan.
“Dokumen yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang untuk berkoordinasi dengan dan mendukung dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.”
Operasional, penyimpanan aset dan akuntansi
Kebijakan pengendalian intern harus menetapka tanggung jawab berbagai macam aktivitas usaha. Tanggung jawab untuk operasi, penanganan aset, dan akuntansi harus dipisahkan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
Catatan akuntansi akan berperan sebagai pemeriksa independen atas individu yang bertanggung jawab atas penyimpanan aset dan yang bertanggung jawab atas operasi usaha.
Perhatikan contoh aktivitas pengendalian:
karyawan yang dipercaya mengeola kas yang diterima dari pelanggan kredit tidak boleh mencatat penerimaan kas tersebut di catatan akuntansi.
Bila dilakukan, maka karyawan dapat meminjam atau menyalahgunaan kas tersebut, dan memyembunyikan penyalahgunaan tersebut dalam catatan akuntansi.
Apalagi, jika staf yang bertanggungjawab dalam operasi juga bisa mencatat hasil operasi, maka staf tersebut dapat merubah laporan akuntansi untuk menunjukkan hasil yang menguntungkan.
Bukti kas tindakan keamanan
Bukti-bukti dan tindakan keamanan harus digunakan untuk mrlindungi aset dan memastikan data akuntansi andal dapat dipercaya.
Prosedur pengendalian ini dapat diterapkan dalam berbagai teknik, seperti prosedur otorisasi, pemberian persetujuan dan rekonsiliasi.
Perhatikan contoh aktivitas pengendalian:
Karyawan yang bepergian untuk keperluan bisnis perusahaan diharuskan untuk memperoleh persetujuan dari manajer departemen terkait, berupa tanda tangan di formulir permohonan perjalanan.
Steve Kaufman, mrmberikan saran untuk mencegah kecurangan oleh karyawan di perusahaan kecil:
- Karyawan yang menulis cek perusahaan dan menyimpan buku cek, tidak boleh sama. Periksa pembayaran kepada vendor yang tidak dikenal atau pembayaran kepada vendor yang namanya terlihat salah eja.
- Batasi akses ke data-data akuntansi sebanyak mungkin jika usaha anda menggunakan sistem komputer/software akuntansi. Buatlah salinan cadangan data-data akuntansi dan simpan yang rapi dan tidak biasa.
- Berhati-hati terhadap siapa pun yang bekerja di bagian keuangan yang menolak untuk mengambil cuti. Mereka mungkin takut pengganti mereka akan menemukan kecurangan yang disembunyikan.
- Minta dan periksa dokumen pendukung (seperti tagihan vendor) sebelum cek pembayaran ditandatangani.
- Telusuri jumlah tagihan kartu kredit (kalau ada) yang ditanda tangani setiap bulan.
- Batasi dan awasi akses ke dokumen-dokumen penting seperti cek kosong dan stempel tanda tangan.
- Setiap tahun, periksa formulir pembayaran pajak penghasilan orang pribadi dengan daftar gaji untuk memastikan tidak menggaji karyawan fiktif.
- Percayakan pada diri anda sendiri, bukan pada akuntan untuk mendeteksi kecurangaan.
Bila ingin menjalankan saran-saran tersebut tentu perlu penyesuaian-penyesuaian kondisi yang ada pada bisnis kita.
Komponen 4: Pengawasan
“Korupsi dan suap merupakan dua jenis kejahatan ekonomi tertinggi di Indonesia, di mana 32,9% perusahaan melaporkan insiden-insiden kejahatan tersebut”
Sumber: Economic: crime, people, culture and control. The 4th Biennial Global Economic Crime Survey Indonesia, Price Waterhouse-Coopers, 2008
Kutipan tersebut terjadi pada beberapa tahun yang lalu, sekitar 11 tahun lalu. Bagaimana dengan sekarang? Makin berkurang ya
Sekarang kita bahas pengawasan dari sisi internal control…
Pengawasan terhadap sistem pengendalian internal audit dapat menemukan kelemahan-kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian.
Sistem pengendalian internal dapat diawasi melalui usaha manajemen perusahaan yang berkelanjutan atau evaluasi terpisah.
Upaya pengendalian yang berkelanjutan termasuk memantau perilaku karyawan dan sinyal peringatan dari sistem akuntansi.
Indikator berikut, dapat menjadi petunjuk atas permasalahan pengendalian internal:
Sinyal peringatan yang berhubungan dengan perilaku karyawan:
- Perubahan gaya hidup yang mendadak
- Hubungsn sosial yang dekat dengan pemasok
- Menolak untuk mengambil cuti
- Sering meminjam uang dari karyawan lain
- Mengonsumsi alkohol atau obatan-obatan secara berlebihan
Sinyal peringatan dari sistem akuntansi:
- Kehilangan dokumen atau nomor transaksi ada yang loncat (dapat berarti dokumen digunakan untuk transaksi yang mengandung kecurangan)
- Kenaikan pengembalian uang (refund) yang tidak biasa kepada pelanggan atas retur barang yang dibeli (refund bisa saja palsu)
- Selisih antara penerimaan kas harian dengan setoran kas ke bank (dapat berarti penerimaan disimpan sebelum disetorkan)
- Kenaikan yan tiba-tiba dalam jumlah tagihan yang lewat jatuh tempo (karyawan mungkin menyimpan uang pembayarannya)
- Penumpukan dalam pencatatan transaksi (mungkin merupakan usaha untuk menunda penemuan kecurangan)
Secara umum, evaluasi pengawasan terpisah dilakukan pada saat terjadi perubahan besar dalam strategi, manajemen senior, struktur bisnis, atau operasi.
Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya bertanggung jawab atas pengawasan sistem pengendalian internal.
Auditor internal dapat melaporkan masalah-masalah dan hal-hal yang mendapat perhatian khusus kepada komite audit atau dewan direksi yang independen terhadap manajemen perusahaan.
Selain itu, auditor eksternal juga dapat mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian dari audit tahunan atau laporan keuangan.
Komponen 5: Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen penting dalam sistem pengendalian internal.
Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian, serta pengawasan dibutuhkan manajemen perusahaan untuk mengarahkan operasi dan memastikan kepatuhan pada pelaporan, hukum, dan peraturan yang diperlukan.
Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai kejadian dan kondisi yang dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
Sebagai contoh, manajemen perusahaan menggunakan informasi dari Dewan Standar Akuntansi Keuangan (DSAK) Indonesia untuk menilai pengaruh kemungkinan perubahan pada standar pelaporan.
Contoh Penerapan Pengendalian Internal COSO di Perusahaan
Contoh penerapan prosedur pengendalian #1: Toko yang buka 24 jam
Memasang mesin kasir yang dapat menunjukkan dan merekam jumlah uang yang dicatat untuk setiap penjualan serta menyediakan struk pembayaran untuk pelanggan dapat menjadi bagian dari struktur pengendalian intern yang efektif.
Toko yang buka 24 jam dapat menggunakan tindakan-tindakan keamanan berikut ini untuk mencegah tindakan kejahatan, yaitu:
- Tempatkan mesin kasir dekat ke pintu keluar sehiingga dapat terlihat langsung dari luar toko. Pekerjakan dua karyawan untuk giliran kerja malam, pekerjakan petugas keamanan.
- Setorkan kas ke bank setiap hari sebelum jam 3 sore.
- Hanya menyimpan sejumlah kecil kas hanya khusus untuk kembalian di laci mesin kasir setelah jam 5 sore. Simpan kelebihan kas di brankas yang tidak dapat diakses oleh karyawan yang bertugas.
- Pasang kamera pengawas dan sistem alarm.
Bagaimana penerapan prosedur tersebut? Banyak diterapkan di outlet-outlet minimarket yang tersebar di sekitar kita ya? Seperti Indomaret, Alfa Mart, Alfamidi dan sejenisnya.
Contoh kasus unik:
Perhatikan pelajaran yang dapat diambil dari contoh kasus unik berikut ini:
Ada suatu kasus di mana seseorang mencuri ribuan dolar uang denda parkir dari sebuah kota kecil di AS.
Warga membayar denda mereka dengan menaruh uang di amplop tiket dan memasukkannya ke dalam kotak terkunci yang terletak di luar gedung balai kota.
Kunci untuk mengunci kotak tersebut tidak dijaga keamanannya dan siap tersedia kapan saja untuk banyak orang.
Akibatnya, orang yang mencuri uang tersebut tidak pernah ditemukan. Kota tersebut akhirnya menugaskan satu orang untuk bertanggung jawab atas keamanan kunci dan mengosongkan kotak tersebut.
Baggaimana prosedur seperti itu diterapkan di sini? Kira-kira pada bayar apa tidak ya?
Atau mirip kantin kejujuran yang pernah marak di sini beberapa tahun yang lalu ya…
Contoh penerapan prosedur pengendalian 1: Jasa Pembuatan dan Perawatan Taman Rumah
Perusahaan menggunakan beberapa tim pekerja dan menyediakan kendaraan serta peralatan pembuatan dan perawatan taman rumah untuk setiap tim.
Masalah apa saja yang mungkin dihadapi perusahaan dalam mengendalikan operasi usaha tersebut? Berikut ini adalah beberapa contohnya:
- Jasa pembuatan dan perawatan taman rumah, termasuk perawatan rumput, harus disediakan tepat pada waktunya.
- Kualitas jasa pembuatan dan perawatan taman rumah harus memenuhi harapan pelanggan.
- Pekerja dibayar berdasarkan jam kerja mereka.
- Peralatan pembuatan dan perawatan taman rumah hanya digunakan untuk keperluan usaha.
- Kendaraan operasional hanya digunakan untuk keperluan usaha
- Pelanggan harus ditagih dan pembayaran diterima atas jasa yang telah diberikan.
Bagaimana perusahaan dapat mengatasi masalah-masalah ini?
Sebagai contoh, perusahaan dapat menyusun jadwal setiap awal hari dan melakukan pemeriksaan di akhir hari untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan telah diselesaikn sesuai dengan kualitas yang telah dietapkan.
Perusahaan dapat melakukan pemeriksaan mendadak dengan mengunjungi setiap lokasi secara acak untuk memastikan bahwa setiap tim bekerja sesuai jadwal.
Perusahaan dapat meminta pekerja untuk mencatat absen masuk di awal hari dan absen pulang di akhir hari untuk memastikan bahwa mereka dibayar berdasarkan jam kerja.
Perusahaan dapat meminta setiap tim kerja untuk mengembalikan kendaraan operasional dan peralatan ke kantor untuk mencegah penggunaan yang tidak diizinkan.
Perusahaan dapat mencatat odometer di akhir hsri untuk meyakinkan kendaraan tidak digunakan untuk bersenang-senang.
Perusahaan dapat menagih pelanggan setelah melakukan pemeriksaan atas pekerjaan, lalu mengawasi tagihan seluruh piutang.
Semua hal tersebur merupakan contoh pengendalian internal.
Contoh lain penerapan pengendalian internal COSO:
Sebagaimana disinggung di atas, bahwa PT Telkom untuk mengevaluasi pengendalian internal menggunakan Pengendalian Internal – Kerangka Kerja Terintegrasi (Internal Control – Integrated Frramework) yang dikeluarkan oleh Komite Pendukung Organisasi dari Komisi Treadway ( Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission – COSO).
Kriteria pengendalian internal menurut COSO ini merupakan standar yang secara luas diterima untuk merancang, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan.
Kesimpulan
Demikian pembahasan mengenai makalah sistem pengendalian internal perusahaan, mulai dari pengertian, prinsip-prinsip, tujuan, unsur-unsur, manfaat, dan contoh penerapan di perusahaan.
Semoga bermanfaat.
Bagaimana penerapan pengendalian internal di perusahaan Anda?
0 komentar:
Posting Komentar